W systemie BDO funkcjonują dwa podstawowe dokumenty ewidencyjne: karta przekazania odpadów (KPO) i karta ewidencji odpadów (KEO). Choć nazwy są zbliźniacze, ich rola jest inna. Zrozumienie tej różnicy porządkuje całą ewidencję.
Czym jest KEO
Kartę ewidencji odpadów najlepiej wyobrazić sobie jako księgę przychodów i rozchodów - tyle że dla odpadu. Zakłada się ją osobno dla każdego kodu odpadu i każdego miejsca prowadzenia działalności. W KEO zapisujesz, jak odpad „wszedł” do firmy (został wytworzony, przyjęty), i jak z niej „wyszedł” (przekazany, przetworzony). To wewnętrzny obraz całej historii odpadu w Twojej firmie.
Czym jest KPO
Karta przekazania odpadów dotyczy pojedynczego zdarzenia: przekazania odpadu innemu podmiotowi. Wystawia się ją przed transportem, łączy trzy strony (przekazującego, transportującego i przejmującego) i zamyka po komplecie potwierdzeń. KPO to dokument „w drodze”, a KEO to dokument „na półce” - rejestr, który zostaje w firmie.
Te dokumenty współpracują. Gdy przekazujesz odpad na podstawie KPO, to przekazanie powinno znaleźć odzwierciedlenie w KEO jako rozchód. System BDO ułatwia to: dodając wpis do KEO, wybierasz odpowiednią, potwierdzoną kartę przekazania z listy.
Kto musi prowadzić KEO
Co do zasady KEO prowadzi każdy, kto ma obowiązek pełnej ewidencji odpadów. Z tego obowiązku zwolnione są firmy uprawnione do ewidencji uproszczonej - czyli wytwórcy poniżej 100 kg odpadów niebezpiecznych lub 5 ton innych odpadów rocznie, a także przewoźnicy wykonujący wyłącznie usługę transportu. One ograniczają się do kart przekazania.
Wpisów w KEO dokonuje się na bieżąco - przyjmuje się, że co najmniej raz w miesiącu, a często częściej. Uzupełnianie całej KEO dopiero przed sprawozdaniem to prosta droga do błędów i rozbieżności, które wychodzą przy kontroli.
Dlaczego to ważne przy sprawozdaniu
Roczne sprawozdanie o odpadach powstaje na podstawie KEO. Jeśli karta ewidencji była prowadzona rzetelnie przez cały rok, sprawozdanie jest właściwie podsumowaniem zebranych danych. Jeśli KEO była zaniedbana - sprawozdanie staje się stresującą rekonstrukcją z paragonów i pamięci, obarczoną ryzykiem pomyłek.
Zakładamy i prowadzimy karty ewidencji odpadów na bieżąco, tak by sprawozdanie roczne było tylko formalnością. Zacznij od bezpłatnego audytu.