Ewidencja odpadów to udokumentowanie, jak każdy odpad powstał w Twojej firmie i co się z nim dalej stało. To na jej podstawie powstaje roczne sprawozdanie, a w razie kontroli to ewidencję inspektor sprawdza najdokładniej. Dobrze prowadzona, jest niewidoczną rutyną; zaniedbana - staje się źródłem stresu i kar.
W tym przewodniku rozkładamy ewidencję na części: dwa podstawowe dokumenty, tryb pełny i uproszczony, częstotliwość wpisów oraz najczęstsze błędy. To wiedza ogólna - konkretne kody i sytuacje dla Twojej branży opisujemy w powiązanych artykułach.
Dwa dokumenty: KEO i KPO
Karta ewidencji odpadów (KEO) to wewnętrzna księga prowadzona osobno dla każdego kodu odpadu i każdego miejsca działalności. Zapisujesz w niej, jak odpad „wszedł” do firmy (wytworzenie, przyjęcie) i jak „wyszedł” (przekazanie, przetworzenie). Karta przekazania odpadów (KPO) dotyczy pojedynczego zdarzenia - przekazania odpadu innemu podmiotowi - i łączy trzy strony: przekazującego, transportującego i przejmującego.
Gdy przekazujesz odpad na podstawie KPO, to przekazanie powinno znaleźć odzwierciedlenie w KEO jako rozchód. System ułatwia to: dodając wpis do KEO, wybierasz odpowiednią, potwierdzoną kartę przekazania z listy.
Ewidencja pełna kontra uproszczona
Nie każdy musi prowadzić KEO. Ewidencję uproszczoną - opartą wyłącznie na kartach przekazania - mogą prowadzić wytwórcy, którzy w roku wytworzyli mniej niż 100 kg odpadów niebezpiecznych lub mniej niż 5 ton odpadów innych niż niebezpieczne, a także przewoźnicy wykonujący wyłącznie transport. Limity liczy się dla całej firmy, nie dla pojedynczej lokalizacji.
- Ewidencja pełna: KEO + KPO - dla większości wytwórców powyżej progów.
- Ewidencja uproszczona: tylko KPO - dla najmniejszych wytwórców i przewoźników.
- Uproszczenie nie zwalnia ze sprawozdania rocznego.
Jak wystawić KPO bez błędów
Kartę przekazania wystawia się w systemie BDO przed rozpoczęciem transportu. Określasz w niej kod i rodzaj odpadu, jego masę oraz strony przekazania. Po odbiorze przejmujący potwierdza kartę, co domyka zdarzenie. Najczęstsze błędy to: zła masa, zły kod, błędny typ karty oraz wystawienie karty już po rozpoczęciu transportu.
- 1Wystaw KPO w BDO przed wyjazdem odpadu z firmy.
- 2Zweryfikuj kod, masę i uprawnienia odbiorcy.
- 3Przekaż odpad i dopilnuj potwierdzenia karty przez przejmującego.
- 4Odzwierciedl przekazanie w KEO jako rozchód (przy ewidencji pełnej).
Przekazuj odpady wyłącznie podmiotom mającym uprawnienia na dany kod. Odpowiedzialność za odpad nie kończy się przy bramie - sprawdzenie kontrahenta w publicznej wyszukiwarce rejestru zajmuje chwilę i chroni przed poważnymi konsekwencjami.
Częstotliwość: dlaczego „na bieżąco” to nie frazes
Najpowszechniejszy błąd to uzupełnianie całej ewidencji dopiero przed sprawozdaniem. Przyjmuje się, że wpisów w KEO dokonuje się na bieżąco - co najmniej raz w miesiącu, a często częściej. Zaległa ewidencja przy kontroli jest traktowana jak jej brak. Bieżące prowadzenie ma też praktyczną zaletę: pod koniec roku nie rekonstruujesz danych z paragonów i pamięci.
Awaria systemu - ewidencja papierowa
Od 2021 roku ewidencję prowadzi się wyłącznie elektronicznie. Wyjątkiem jest oficjalnie ogłoszona awaria systemu BDO - wtedy korzysta się z papierowych dokumentów zastępczych, a po przywróceniu działania systemu dane z nich wprowadza się do BDO. Papier „dla wygody”, poza awarią, jest nieprawidłowy.
Od ewidencji do sprawozdania
Roczne sprawozdanie o odpadach powstaje wprost z KEO. Jeśli karta ewidencji była prowadzona rzetelnie przez cały rok, sprawozdanie to formalność - przeniesienie zsumowanych danych. To najlepszy argument za porządkiem w ewidencji: praca rozłożona na cały rok zamiast marcowego maratonu.
Zakładamy i prowadzimy KEO oraz wystawiamy KPO na bieżąco, tak by sprawozdanie roczne było tylko podsumowaniem. Zacznij od bezpłatnego audytu.