Od 1 stycznia 2021 roku ewidencja odpadów prowadzona jest co do zasady wyłącznie elektronicznie, przez indywidualne konto w systemie BDO. Papierowa ewidencja to wyjątek, nie wybór - wolno po nią sięgnąć tylko wtedy, gdy oficjalnie ogłoszono awarię systemu. To ważne, bo „papier dla wygody” nie jest dopuszczalny.
Kiedy wolno użyć papieru
Przesłanką jest oficjalnie ogłoszona awaria systemu BDO. Dopiero wtedy, gdy odpady muszą zostać przekazane lub powstają w trakcie niedostępności systemu, korzystasz z papierowych dokumentów zastępczych. Sama chwilowa niedostępność przeglądarki czy problem po Twojej stronie to nie to samo co ogłoszona awaria - tu trzeba zachować ostrożność.
Prowadzenie papierowej ewidencji poza sytuacją ogłoszonej awarii jest nieprawidłowe. Papierowe wzory służą wyłącznie utrzymaniu ciągłości w czasie, gdy system realnie nie działa.
Jakie dokumenty papierowe
Na czas awarii przewidziano papierowe odpowiedniki dokumentów ewidencyjnych - przede wszystkim kartę przekazania odpadów oraz kartę ewidencji odpadów w wersji papierowej. Wypełnia się je zgodnie z ustalonymi wzorami, tak by zawierały te same kluczowe informacje co dokumenty elektroniczne: rodzaj i kod odpadu, masę, strony przekazania.
Co zrobić po przywróceniu systemu
- 1Zachowaj wszystkie papierowe dokumenty wypełnione w czasie awarii.
- 2Po przywróceniu działania systemu zaloguj się do BDO.
- 3Wprowadź dane z papierowych formularzy do systemu, odwzorowując zdarzenia z czasu awarii.
- 4Zweryfikuj zgodność kodów, mas i dat z dokumentami papierowymi.
Ewidencja papierowa nie zastępuje elektronicznej na stałe - to pomost na czas awarii. Docelowym, wiążącym zapisem pozostaje ewidencja w systemie BDO, którą uzupełnia się po powrocie dostępności.
Jak się przygotować
Najlepiej mieć pod ręką aktualne wzory papierowych dokumentów i wiedzieć, gdzie sprawdzić komunikat o awarii. Awarie zdarzają się rzadko, ale zwykle w najmniej dogodnym momencie - np. gdy odbiorca czeka na załadunek. Spokój daje wcześniejsze ustalenie procedury, a nie szukanie rozwiązań na gorąco.
W ramach obsługi pilnujemy ewidencji również w sytuacjach awaryjnych i uzupełniamy dane w systemie po przywróceniu dostępności. Zacznij od bezpłatnego audytu.